نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة جمعية خيرية الصحيح له ثمانية أجزاء ثابتة: بيانات الاجتماع، والحضور والنصاب، وجدول الأعمال، ومداولات مختصرة، وقرارات مرقمة بصيغة واضحة، ونتيجة التصويت، والمهام بمسؤولها وموعدها، ثم توقيع الأعضاء الحاضرين، وفي منتصف هذا المقال مولّد يكتب لك المحضر بهذه الأجزاء وينزّله ملف Word جاهزاً للطباعة والتوقيع.
أغلب النماذج المنتشرة جدول فارغ تملؤه ثم تنساه، والمحضر في الحقيقة وثيقة تُفتح بعد سنة حين يسأل المراجع الخارجي أو الجهة المشرفة: من قرّر هذا الصرف؟ ومتى؟ وهل اكتمل النصاب؟ ستجد هنا ما تقوله لوائح المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي بنصها، وصيغة تنسخها لكل جزء، والفرق بين القرار والتوصية الذي يُضعف محاضر كثيرة، وطريقة ترقيم تجعل متابعة القرارات بعد الاجتماع عملاً سهلاً لا مطاردة.
ما الذي يجب أن يحتويه نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة جمعية خيرية؟
قبل الصيغ والتفاصيل، هذه خريطة المحضر كاملاً، وكل صف فيها يجيب سؤالاً سيُطرح عليك يوماً ما.
| الجزء | ماذا تكتب فيه | السؤال الذي يجيبه |
|---|---|---|
| البيانات الأساسية | اسم الجمعية، ورقم الاجتماع، وتاريخه ووقته، ومكانه أو طريقة انعقاده | أي اجتماع هذا؟ |
| الحضور والنصاب | أسماء الحاضرين وصفاتهم، والمعتذرين، والمدعوين بلا تصويت، وعدد الحاضرين من أصل الأعضاء | هل كان الاجتماع صحيحاً؟ |
| جدول الأعمال | البنود كما وردت في الدعوة | ماذا دُعي الأعضاء ليناقشوا؟ |
| المداولات المختصرة | خلاصة الآراء في كل بند، والإفصاح عن أي تعارض مصالح | كيف وصل المجلس إلى قراره؟ |
| القرارات | نص كل قرار برمز ثابت مثل ق-12-1 | ما الذي التزم به المجلس؟ |
| التصويت | بالإجماع أو بالأغلبية، وعدد المعترضين إن وُجدوا | هل صدر القرار بالأغلبية المطلوبة؟ |
| المهام | العمل المطلوب، والمسؤول عنه، والموعد | من سينفذ، ومتى نسأله؟ |
| التوقيعات | توقيع كل عضو حاضر، ورئيس الاجتماع وأمين السر | من يشهد أن هذا ما حدث؟ |
ماذا تقول لوائح المركز الوطني عن اجتماعات المجلس ومحاضرها؟
فتحت اللائحة الاسترشادية للجمعيات الأهلية المنشورة في موقع المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي، وهي النموذج الذي تُبنى عليه اللوائح الأساسية للجمعيات، وهذه النصوص التي تخص المحضر مباشرة.
- المادة الرابعة والثلاثون: يعقد المجلس اجتماعه بدعوة من رئيسه أو من يفوضه قبل 15 يوماً على الأقل، على أن تكون الدعوة خطية، وتشتمل على جدول الأعمال ومرفقاته، وتحدد المكان والتاريخ والساعة، ولا تقل الاجتماعات عن أربعة في السنة، بحيث يُعقد اجتماع كل ثلاثة أشهر على الأقل.
- المادة نفسها: إذا طلب أكثر من نصف الأعضاء عقد اجتماع، وجب على الرئيس الدعوة لانعقاده خلال أسبوعين من تاريخ الطلب.
- المادة الخامسة والثلاثون: يُعقد الاجتماع في مقر الجمعية، ويجوز في مكان آخر داخل نطاقها الإداري، أو عن بعد عبر الوسائل التقنية.
- المادة الثامنة والثلاثون، الفقرة 3: تصدر قرارات المجلس بأغلبية أصوات الحاضرين، وعند تساوي الأصوات يُرجَّح صوت الرئيس.
- المادة الثامنة والثلاثون، الفقرة 4: «تدوّن وقائع الاجتماع وقراراته في محضر ويوقع عليه الأعضاء الحاضرون».
وفي قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية نصان آخران يمسّان المحضر، الأول في المادة الحادية والأربعين: العضو الذي له تعارض مصالح في بند على جدول الأعمال يفصح عنه قبل النقاش ويُثبت ذلك في المحضر، ولا يحضر النقاش ولا يصوّت، والثاني في المادة الثانية والأربعين: يتضمن التقرير السنوي عدد اجتماعات المجلس وتواريخها، وسجل حضور كل اجتماع بأسماء الحاضرين، فالمحضر الجيد يكتب لك نصف هذا التقرير مسبقاً.
أما نصاب اجتماع المجلس فلم أجد له رقماً في النص الاسترشادي الذي فتحته، فالمرجع هو اللائحة الأساسية المعتمدة لجمعيتك، ولهذا يسألك المولّد أدناه عن النصاب بدل أن يفترضه، وإن اختلفت لائحتك عن النموذج الاسترشادي في أي مادة مما سبق فلائحتك هي الحكم.
كيف تكتب كل جزء من المحضر؟ صيغة جاهزة لكل عنصر
1- البيانات الأساسية
اكتب رقماً تسلسلياً للاجتماع لا يتكرر، فهذا الرقم سيدخل في رمز كل قرار، والصيغة: «عُقد اجتماع مجلس إدارة جمعية البر الخيرية رقم 12 يوم الأربعاء 22/10/2026 الساعة السابعة مساءً في مقر الجمعية، حضورياً».
2- الحضور والنصاب
اكتب الاسم والصفة لكل حاضر، ثم المعتذرين، ثم من حضر بدعوة دون حق التصويت مثل المدير التنفيذي أو المستشار، فاللائحة الاسترشادية نفسها تعطي العضو الفخري حق المناقشة في اجتماعات المجلس دون التصويت، والصيغة: «واكتمل النصاب بحضور 5 من أصل 7 أعضاء، فافتتح الرئيس الاجتماع».
3- جدول الأعمال
انسخ البنود كما وردت في الدعوة بترتيبها، فإن أُضيف بند أثناء الاجتماع فاذكر ذلك صراحة ومن طلب إضافته، حتى لا يبدو أنه مُرّر دون علم الأعضاء.
4- المداولات المختصرة
المحضر ليس تفريغاً حرفياً، فاكتب لكل بند سطرين أو ثلاثة: ما عُرض، وأبرز الآراء، وما انتهى إليه النقاش، وإن أفصح عضو عن تعارض مصالح فاكتب: «أفصح الأستاذ فلان عن صلته بالمورّد المرشح، وغادر القاعة أثناء مناقشة البند ولم يشارك في التصويت».
5- القرارات
كل قرار جملة تبدأ بفعل ملزم، وفيها الرقم أو المبلغ أو الموعد إن وُجد، ولها رمز ثابت من رقم الاجتماع وتسلسل القرار، والصيغة: «ق-12-2: الموافقة على تقرير الربع الثالث المالي ورفعه للجمعية العمومية»، وليس: «تمت مناقشة التقرير المالي».
6- التصويت
اكتب بجانب كل قرار «بالإجماع» أو «بالأغلبية»، وإن اعترض عضو وطلب إثبات اعتراضه فاكتب اسمه وسببه في سطر، وإن تساوت الأصوات فاذكر أن صوت الرئيس رجّح القرار كما تنص المادة الثامنة والثلاثون.
7- المهام
القرار الذي يحتاج عملاً يتحول إلى مهمة لها ثلاثة أشياء: ما المطلوب، ومن المسؤول بالاسم أو المنصب، ومتى الموعد بالتاريخ لا بعبارة «في أقرب وقت»، ولها رمز مثل م-12-1 يربطها باجتماعها.
8- التوقيعات
آخر المحضر جدول بأسماء الحاضرين وخانة توقيع لكل واحد، ثم اسم رئيس الاجتماع وأمين السر، وهذا ما تطلبه المادة الثامنة والثلاثون حرفياً: يوقّع الأعضاء الحاضرون، لا الرئيس وحده.
القرار أم التوصية؟ الفرق الذي يُضعف محاضر كثيرة
أكثر ما يتكرر في المحاضر عبارات مثل «مناقشة فكرة الحملة» أو «دراسة إمكانية التوسع» مكتوبة في خانة القرارات، وهي في الحقيقة نقاش أو توصية، ولا يستطيع أحد أن يسأل بعد شهر: هل نُفّذت؟ لأنها لم تطلب شيئاً محدداً أصلاً.
| وجه المقارنة | القرار | التوصية |
|---|---|---|
| من يصدره | المجلس بالتصويت في اجتماع صحيح | لجنة، أو ورشة، أو عضو، أو المجلس نفسه قبل البت |
| أثره | ملزم للإدارة التنفيذية | رأي ينتظر من يقرّه |
| صيغته | اعتماد، الموافقة على، تكليف، صرف | نقترح، يُوصى بـ، دراسة، النظر في |
| في سجل القرارات | يُرقّم ويُتابع حتى التنفيذ | يُسجّل منفصلاً حتى يُعرض على المجلس |
والحل العملي أن يكون في المحضر قسمان: القرارات برمز «ق»، والتوصيات برمز مستقل مثل «ت»، والتوصية التي يُقرّها المجلس في اجتماع لاحق تصبح قراراً جديداً برمز جديد يشير إلى أصلها، فلا تُحسب التوصية في نسبة التنفيذ حتى يُبت فيها.
مولّد محضر اجتماع مجلس الإدارة: املأ الحقول ونزّل ملف Word
جرّب المولّد ببيانات اجتماعك الأخير، فهو يرقّم القرارات والمهام تلقائياً برقم الاجتماع، ويحسب النصاب من عدد الأعضاء ونوع النصاب في لائحتك، وينبهك إن كتبت قراراً بصيغة نقاش، ثم ينزّل لك ملف Word من اليمين إلى اليسار فيه جدول القرارات وجدول المهام وخانات التوقيع لكل حاضر.
نسبة الاكتمال في بطاقة النتيجة ليست حكماً نظامياً، بل قائمة فحص: البيانات الأساسية، والحضور، والنصاب، وجدول الأعمال، ووجود قرارات بصيغة واضحة، ومهام لكل منها مسؤول وموعد، واسما الرئيس وأمين السر، فإن نزلت النسبة عن 100% فاقرأ الملاحظات تحتها، فهي تقول لك بالضبط ما الذي سيسأل عنه المراجع.
8 أخطاء شائعة تُضعف المحضر أمام المراجع والجهة المشرفة
- كتابة المحضر بعد أيام من الذاكرة: اكتب المسودة أثناء الاجتماع، وأرسلها للأعضاء للمراجعة قبل التوقيع ما دامت التفاصيل حاضرة.
- إغفال أرقام النصاب: عبارة «اكتمل النصاب» وحدها لا تكفي، فاكتب كم حضر ومن أصل كم.
- قرار بلا فعل: «مناقشة» و«استعراض» و«الاطلاع على» ليست قرارات، فإن لم يُتخذ قرار في البند فاكتب ذلك صراحة.
- تفريغ حرفي طويل: عشر صفحات من «قال فلان» تخفي القرار بدل أن تبرزه، والخلاصة المختصرة أقوى.
- مهام بلا موعد: «تكليف الإدارة بمتابعة الموضوع» مهمة لن يُسأل عنها أحد، فالموعد بالتاريخ هو ما يجعلها قابلة للمتابعة.
- غياب الإفصاح عن تعارض المصالح: قواعد الحوكمة تطلب إثباته في المحضر، وغيابه في قرار تعاقد مع جهة لها صلة بعضو يفتح باب الطعن فيه.
- تعديل المحضر بعد توقيعه: التصحيح يكون في الاجتماع التالي ببند «اعتماد محضر الاجتماع السابق» مع ذكر التعديل، لا بإعادة طباعة نسخة جديدة بالتواريخ نفسها.
- ترقيم يبدأ من 1 في كل اجتماع: «القرار رقم 3» يتكرر في كل محضر، أما «ق-12-3» فلا يلتبس بغيره مهما كثرت الاجتماعات.
كيف تتابع قرارات المجلس بعد الاجتماع حتى تُنفّذ؟
المحضر الموقّع نهاية الاجتماع وبداية العمل في الوقت نفسه، والجمعيات التي تنفذ قراراتها فعلاً لا تعتمد على ذاكرة الرئيس، بل على سجل واحد تنتقل إليه كل القرارات والمهام من كل المحاضر.
- انقل القرارات والمهام إلى سجل القرارات في يوم توقيع المحضر نفسه، بالرمز والنص والمسؤول والموعد.
- اعتمد حالات ثابتة: لم تبدأ، وجارية، ومنفّذة، ومتأخرة، وأُلغيت بقرار، ولا تحذف قراراً من السجل أبداً.
- اجعل أول بند في كل اجتماع «متابعة قرارات الاجتماعات السابقة»، فيعرض أمين السر المتأخر منها قبل أي موضوع جديد.
- ذكّر أصحاب المهام قبل الموعد لا بعده، فالتذكير بعد فوات الموعد يتحول إلى عتاب.
- احسب نسبة التنفيذ آخر السنة من القرارات وحدها دون التوصيات، وضعها مع عدد الاجتماعات وسجل الحضور في التقرير السنوي.
وهكذا يبدو السجل في أبسط صوره، جدولاً تستطيع إدارته في Excel إن كانت اجتماعاتكم قليلة.
| الرمز | القرار أو المهمة | المسؤول | الموعد | الحالة |
|---|---|---|---|---|
| ق-12-2 | الموافقة على تقرير الربع الثالث ورفعه للجمعية العمومية | المجلس | — | منفّذ |
| م-12-1 | إعداد خطة الحملة الرمضانية بميزانية تقديرية | المدير التنفيذي | 12/11/2026 | جارية |
| م-11-4 | تحديث سياسة تعارض المصالح | أمين السر | 01/10/2026 | متأخرة |
وحين تكثر الاجتماعات واللجان يصعب أن يبقى الجدول محدثاً بيد واحدة، وهذا ما يقوم به سجل القرارات في إيوان: يجمع القرارات والمهام من كل الاجتماعات برموزها، وصاحب المهمة يعلّمها منفّذة بنفسه، والمتأخرة تصله تذكرة يومية وتظهر أول الاجتماع التالي، ويخرج تقرير متابعة القرارات ملف Word يُسلَّم للمجلس أو المراجع، والتفاصيل في توثيق إيوان.
وماذا عن نموذج محضر اجتماع الجمعية العمومية؟
محضر الجمعية العمومية يشبه محضر المجلس في الهيكل، لكن اللائحة الاسترشادية نفسها تضع له شروطاً أخرى يجب أن تظهر فيه، وهذه أهمها.
| المسألة | ما تنص عليه اللائحة الاسترشادية | ما تكتبه في المحضر |
|---|---|---|
| الدعوة | خطية بجدول الأعمال ومرفقاته، وتُسلَّم للعضو والمركز والجهة المشرفة قبل 15 يوماً على الأقل (المادة 22) | تاريخ إرسال الدعوة وطريقته |
| البنود | لا تنظر الجمعية في مسائل غير مدرجة في جدول أعمالها (المادة 21) | البنود كما وردت في الدعوة فقط |
| صحة الاجتماع | بحضور أكثر من نصف الأعضاء، وإلا أُجّل من ساعة إلى 15 يوماً، فيصح العادي بمن حضر، وغير العادي بما لا يقل عن 25% من الأعضاء (المادة 26) | عدد من يحق لهم الحضور، وعدد الحاضرين، وهل هو الموعد الأول أم المؤجل |
| الإنابة | خطية، ولا ينوب العضو عن أكثر من عضو، ولا يُناب عضو مجلس الإدارة (المادة 24) | أسماء المنيبين ونوابهم |
| التصويت | أغلبية الحاضرين في العادية، وثلثا الحاضرين في غير العادية، ولا يصوّت العضو على قرار له فيه مصلحة شخصية عدا انتخاب المجلس (المادتان 25 و26) | عدد الأصوات لكل قرار |
| بعد الاجتماع | تزويد المركز بصورة من المحضر مع محضر فرز الأصوات خلال 15 يوماً (المادة 23) | تاريخ الإرسال في سجلكم |
وأرقام المواد هنا من النسخة الاسترشادية المنشورة في موقع المركز، فطابقها مع لائحة جمعيتك المعتمدة قبل أن تنقلها إلى نموذجكم.
وإن كانت جمعيتك تبني موقعها الآن لتنشر فيه تقاريرها وأخبار مجلسها، فابدأ بالصفحات النظامية، وعندي شرح عملي لكتابة صفحة سياسة الخصوصية، أما الثقة بالجمعية فتُبنى بالشفافية المستمرة مع جمهورها، وكتبت عنها في بناء مجتمع رقمي يثق بك.
من أدوات أيمن · نظام إدارة المستفيديننظام مجاني لملفات المستفيدينقرارات الصرف التي يعتمدها مجلسك تحتاج سجلاً يضبط الأسر والمساعدات وكشوفات الصرف، والنظام مجاني للأوقاف والجمعيات الناشئةاطلب نسختكالأسئلة الشائعة
هل يوجد نموذج محضر اجتماع مجلس إدارة جمعية خيرية Word جاهز؟
نعم، المولّد في هذا المقال ينشئ لك محضراً كاملاً ببيانات اجتماعك، وينزّله ملف Word من اليمين إلى اليسار فيه جدول القرارات والمهام وخانات التوقيع، ويمكنك تعديله في Word بعد التنزيل.
من يوقّع على محضر اجتماع مجلس الإدارة؟
تنص المادة الثامنة والثلاثون من اللائحة الاسترشادية للجمعيات الأهلية على أن يوقّع الأعضاء الحاضرون على المحضر، فلا يكفي توقيع الرئيس وأمين السر وحدهما.
كم مرة يجتمع مجلس إدارة الجمعية الخيرية في السنة؟
بحسب المادة الرابعة والثلاثين من اللائحة الاسترشادية لا تقل الاجتماعات عن أربعة في السنة، على أن يُعقد اجتماع كل ثلاثة أشهر على الأقل، ويمكن أن تزيد لائحة جمعيتك على ذلك.
هل يجوز عقد اجتماع مجلس الإدارة عن بعد؟
نعم، تجيز المادة الخامسة والثلاثون عقده عن بعد عبر الوسائل التقنية، فاكتب في المحضر طريقة الانعقاد والوسيلة المستعملة، وأثبت الحضور كما تثبته في الاجتماع الحضوري.
ما الفرق بين صيغة محضر اجتماع مجلس الإدارة ومحضر الجمعية العمومية؟
محضر الجمعية العمومية يحتاج عدد من يحق لهم الحضور، والإنابات، وعدد الأصوات لكل قرار، ويُرسل للمركز مع محضر فرز الأصوات خلال 15 يوماً، أما محضر المجلس فيركز على النصاب والقرارات والمهام وتوقيع الحاضرين.
كيف أرقّم قرارات مجلس الإدارة؟
استعمل رقم الاجتماع مع تسلسل القرار، مثل ق-12-3 للقرار الثالث في الاجتماع الثاني عشر، ورمزاً مستقلاً للمهام مثل م-12-1، فلا يتكرر رقم في سجلكم مهما كثرت المحاضر.
مصادر الصور: Benjamin Child عبر unsplash.com (Unsplash License)، engin akyurt عبر unsplash.com (Unsplash License)، Shutter Speed عبر unsplash.com (Unsplash License)، Tanja Tepavac عبر unsplash.com (Unsplash License).
