حوكمة الجمعيات الخيرية عملياً: المحاضر وسجل القرارات وتعارض المصالح والإفصاح

حوكمة الجمعيات الخيرية عملياً ليست وثيقة تُعتمد وتوضع على الرف، بل سجلات يومية تثبت أن المجلس اجتمع وقرر وتابع، وأن تعارض المصالح أُعلن، وأن ما يجب نشره منشور، وحين يأتي التقييم لا تبحث الجمعية الجيدة عن الشواهد، لأنها تصنعها كل أسبوع.

هذا المقال لا يعيد شرح تعريف الحوكمة، بل يحوّل ما في القواعد الرسمية إلى أدوات تعمل بها: نموذج محضر، وسجل قرارات، وإقرار تعارض مصالح، وصفحة إفصاح، وقوائم تحقق لكل اجتماع، ثم أداة تقييم ذاتي تريك أضعف محور في جمعيتك والخطوات التي تبدأ بها، والوقت مناسب، فخدمة التقييم الذاتي الإلكتروني للحوكمة مفتوحة الآن كما سيأتي.

ما الجديد في تقييم حوكمة الجمعيات الخيرية هذا العام؟

أطلق المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي خدمة التقييم الذاتي الإلكتروني للحوكمة لكل الجمعيات الأهلية المؤسسة قبل 1 يناير 2025، عن العام المالي 2025، وكانت متاحة من 6 مايو 2026 حتى 17 سبتمبر 2026، ثم مدّدها بتعميم إلحاقي حتى 26 نوفمبر 2026، وأعلن في التعميم نفسه استحداث معيار للتقييم الفني يُتاح تجريبياً لبعض الجمعيات بالتنسيق مع الجهات المشرفة فنياً.

وللمؤسسات الأهلية والصناديق العائلية تعميم مستقل يفتح الخدمة من 20 سبتمبر حتى 26 نوفمبر 2026، وينبّه إلى أهمية إرفاق الشواهد والمستندات اللازمة، وهذه الكلمة هي مفتاح المقال كله: الشواهد.

والمركز نفسه ذكر في خبر منشور في 19 يونيو 2023 أن مؤشر الحوكمة يتضمن معياري الامتثال والالتزام، والشفافية والإفصاح، وأن أكثر من 1000 منظمة حصلت حينها على مؤشر عالٍ، أما بنود المعيار التفصيلية وأوزانها فارجع فيها إلى أدلة المركز في المكتبة المعرفية تحت تصنيف «الإشراف والحوكمة»، فلا أنقلها هنا من مصادر ثانوية.

ماذا تقول قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية؟

المرجع الذي يُسأل عنه بأسماء كثيرة، «لائحة حوكمة الجمعيات الخيرية» و«قواعد حوكمة الجمعيات»، هو قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادرة بقرار مجلس إدارة المركز رقم (ت/9/1/23) وتاريخ 18/12/1444هـ والمنشورة في أم القرى، وهي تعرّف الحوكمة بأنها مجموعة القواعد والمعايير والسياسات والإجراءات التي تنظم العلاقة بين المنظمة والعاملين فيها وأصحاب المصلحة، لتحقيق العدالة والشفافية والمصداقية والاستدامة.

وطُرحت مسودة تعديل لهذه القواعد في منصة استطلاع، وآخر تحديث لصفحتها في 3 يونيو 2025، فتابع النسخة النافذة قبل أن تبني عليها لائحتك.

ومن نص القواعد، هذه الأحكام التي تتحول مباشرة إلى سجلات يومية تحفظها الجمعية شاهداً.

الحكم في القواعد	السجل الذي يثبته
سياسات مكتوبة تحدد الصلاحيات المفوضة، وعدم انفراد شخص بالسلطة المطلقة (المادة 32)	مصفوفة صلاحيات معتمدة، وقرارات التفويض
يفقد عضو المجلس عضويته إذا تغيب عن اجتماعين متتاليين أو أربعة متفرقة بلا عذر مقبول، بعد البت فيها من الجمعية العمومية غير العادية (المادة 7)	سجل حضور لكل اجتماع بالأسماء والاعتذارات
إعلان تعارض المصالح قبل مناقشة البند وإثباته في المحضر (المادة 41)	المحضر، وسجل الإفصاح عن التعارض
سياسات للعلاقة مع المستفيدين، والشكاوى، والسلوك المهني (المادة 39)	سياسات منشورة بتاريخ اعتمادها
إفصاحات التقرير السنوي، ومنها عدد اجتماعات المجلس وتواريخها وسجل حضورها (المادة 42)	تقرير سنوي يُبنى من السجلات لا من الذاكرة
لجنتا المراجعة الداخلية والترشيحات والمكافآت للجمعية التي تبلغ إيراداتها خمسة ملايين ريال فأكثر سنوياً (المادة 20)	قرارات تشكيل اللجان ومحاضرها

لاحظ أن كل سطر في العمود الأيمن ينتهي إلى ورقة أو ملف يمكن إرفاقه شاهداً، وهذا هو الفرق بين جمعية «تطبق الحوكمة» وجمعية تستطيع إثبات ذلك.

المحضر الموقّع وسجل القرارات: قلب الحوكمة اليومية

أغلب الفجوات المتكررة في الجمعيات الصغيرة ليست في القرارات نفسها، بل في أثرها: قرار اتُّخذ في اجتماع، ولا أحد يعرف بعد ثلاثة أشهر هل نُفّذ، ومن كان مسؤولاً عنه، وفي أي محضر ورد، والمحضر نفسه في جهاز الأمين بلا توقيع.

قائمة تحقق قبل الاجتماع

• جدول أعمال مكتوب بالبنود ومن يعرض كل بند.
• الوثائق المرفقة لكل بند تصل الأعضاء قبل الاجتماع بوقت يكفي لقراءتها، والقواعد تشترط للجان دعوة قبل خمسة أيام عمل على الأقل مرفقاً بها جدول الأعمال والوثائق (المادة 25).
• قائمة القرارات المتأخرة من السجل في أول البنود.
• سؤال صريح في الدعوة: هل لديك تعارض مصالح في أي بند؟

قائمة تحقق أثناء الاجتماع

• تسجيل الحاضرين والمعتذرين، والتأكد من اكتمال النصاب قبل البدء.
• إثبات أي تعارض مصالح معلن، وخروج صاحبه من نقاش البند والتصويت عليه.
• صياغة كل قرار بجملة واحدة واضحة، ومعه المسؤول والموعد.
• تسجيل نتيجة التصويت، والتحفظات بأسبابها إن وجدت.

قائمة تحقق بعد الاجتماع

• المحضر يُرسل للحاضرين خلال أيام قليلة، ثم يُعتمد ويُوقَّع.
• كل قرار يُضاف إلى سجل القرارات برقم يربطه بالاجتماع، مثل «ق-12-3» أي القرار الثالث في الاجتماع الثاني عشر.
• المسؤول عن كل قرار يعرف أنه مسؤول، كتابةً لا شفهياً.
• المحضر الموقع يُحفظ في مكان واحد يمكن إخراجه منه شاهداً.

سجل القرارات: أبسط أداة وأكثرها إهمالاً

جدول بسيط بستة أعمدة: رقم القرار، ونصه، والاجتماع، والمسؤول، والموعد، والحالة (لم يبدأ، جارٍ، نُفّذ، أُلغي بقرار)، وإن طبقته بانتظام سيصبح تقرير متابعة القرارات لمجلسك في دقيقة، وسيصبح بند «عدد الاجتماعات وتواريخها وسجل حضورها» في التقرير السنوي نسخاً لا بحثاً.

خطأ شائع: محضر يكتب ما قيل لا ما تقرر

صفحات من النقاش، ثم قرار مدفون في فقرة لا يُعرف فيها من سينفذه، والمحضر الجيد يفصل بين ثلاثة أشياء: ما نوقش باختصار، وما تقرر بنصه، ومن سينفذ ومتى.

من أدوات أيمن · إيوانمحضر وتصويت وسجل قرارات في منصة واحدةإيوان يجمع اجتماع المجلس ونصابه وتصويته بالأسماء ومحضره وتوقيعه وسجل قرارات يتابع التنفيذ على موقع جهتكتعرّف على إيوان

تعارض المصالح في الجمعيات الخيرية: كيف يُمارس فعلاً؟

المادة الحادية والأربعون من القواعد واضحة: إذا كان للعضو تعارض في موضوع على جدول الأعمال فعليه الإفصاح قبل بدء مناقشته، ويُثبت ذلك في المحضر، ولا يحضر مناقشة الموضوع ولا يشارك فيها ولا يصوّت عليه، ولا تكون له مصلحة مباشرة أو غير مباشرة في أعمال الجمعية وعقودها إلا بموافقة الجمعية العمومية، تُجدَّد سنوياً.

وتعطي المادة نفسها مخرجاً عملياً للحالات الرمادية: إن شك العضو في وجود تعارض فله طلب الإرشاد من رئيس مجلس الإدارة، على أن يُثبت ذلك كتابةً.

وعملياً، تكفي الجمعية الصغيرة هذه الأدوات الثلاث.

1. إقرار سنوي: يوقعه كل عضو وقيادي في بداية السنة، يذكر فيه علاقاته التي قد تتقاطع مع أعمال الجمعية، كمورّد يملكه قريب، أو جهة يعمل فيها.
2. سؤال ثابت في كل اجتماع: بند في أول الجدول، ويُكتب جوابه في المحضر حتى لو كان «لا يوجد».
3. سجل التعارض: جدول بالاجتماع والبند والعضو والإجراء المتخذ، ومنه تُبنى إفصاحات التقرير السنوي عن الأعمال والعقود التي فيها مصلحة لأحد الأعضاء، أو التصريح بعدم وجودها.

الإفصاح والشفافية على موقع الجمعية: ماذا تنشر؟

المادة الثانية والأربعون تعدد ما يُفصح عنه في التقرير السنوي، ومنه: أسماء أعضاء المجلس واللجان والقياديين ومؤهلاتهم، وعدد الاجتماعات وتواريخها وسجل حضورها، وسياسة المكافآت وتفاصيلها، وأي جزاء أو قيد مفروض على الجمعية، وجدول أو رسم لنتائج أعمال السنوات الخمس الأخيرة أو منذ التأسيس، وتحفظات مراجع الحسابات إن وجدت.

والتقرير السنوي الذي لا يجده المتبرع لا يبني ثقة، لذلك أنصح بصفحة واحدة في موقع الجمعية اسمها «الحوكمة والشفافية» تجمع خمسة أشياء.

• مجلس الإدارة واللجان بأسمائهم وصفاتهم ومدة الدورة.
• التقارير السنوية والقوائم المالية المعتمدة، كل ملف بسنته وتاريخ اعتماده.
• اللائحة الأساسية والسياسات المعتمدة، ومنها تعارض المصالح والشكاوى والعلاقة مع المستفيدين وسرية البيانات.
• قناة واضحة للشكاوى والاستفسار، ومدة الرد عليها.
• ملخص مرئي لأين ذهبت التبرعات، بالأرقام المعتمدة لا التقديرية.

وحين أبني موقع جمعية، أجعل هذه الصفحة من أول ما يُبنى لا آخره، فهي التي يزورها المتبرع الجاد قبل أن يدفع، وإن أردت أن تظهر في البحث فاقرأ دليل السيو للمدونين، فالمبادئ نفسها تنطبق على صفحات الجمعيات، وإن كان الموقع يجمع بيانات زواره فلا تنس صفحة سياسة الخصوصية.

وفي قالب طراز العربي قسم جاهز للشفافية والإفصاح بشكلين، أحدهما دائرة توضح توزيع الصرف والآخر أعمدة وروابط للتقارير، يوضع في أي صفحة ويُحرَّر نصه في مكانه.

تقييم ذاتي لحوكمة جمعيتك في أربعة محاور

قبل أن تفتح خدمة المركز وترفع الشواهد، اعرف أين تقف، وأجب عن هذه الأسئلة بما تمارسه جمعيتك فعلاً، فالسؤال ليس «هل لدينا سياسة؟» بل «هل نعمل بها ونملك ما يثبت ذلك؟».

اقرأ النتيجة بالمحاور لا بالرقم الكلي، فجمعية بنسبة كلية جيدة قد تخفي محوراً ضعيفاً واحداً هو ما يسقطها في التقييم، وابدأ بالخطوات الثلاث لأضعف محور، ثم أعد التقييم بعد شهر وقارن، وهذه الأداة استرشادية ولا تتنبأ بنتيجة تقييم المركز، فمعاييره وشواهده هي المرجع.

تقويم الحوكمة السنوي: متى تفعل ماذا؟

الحوكمة التي تعتمد على الهمّة تنطفئ، والتي تعتمد على تقويم ثابت تستمر، وهذا تقويم مقترح تكيّفه مع سنتك المالية ولائحتك الأساسية.

التوقيت	العمل	الشاهد
بداية السنة	إقرارات تعارض المصالح والاطلاع على السياسات	إقرارات موقعة في ملف واحد
كل اجتماع	دعوة بجدول ووثائق، ومحضر موقع، وتحديث سجل القرارات	الدعوة، والمحضر، والسجل
كل ربع سنة	تقرير مالي مختصر للمجلس، ومراجعة القرارات المتأخرة	بند في المحضر
بعد اعتماد القوائم المالية	نشرها في صفحة الشفافية، وتحديث التقرير السنوي	رابط الصفحة وتاريخ النشر
موسم التقييم	جمع الشواهد من السجلات ورفعها في الخدمة	ملف شواهد مرتب بالمحاور
كل سنة	مراجعة السياسات وتحديث تواريخ اعتمادها	جدول السياسات

والجمعية التي تعمل بهذا التقويم لا تحتاج أسابيع لتجهيز التقييم، لأن ملف الشواهد يُبنى طوال السنة، وإن كان مجلسك يجتمع عن بعد أو يحتاج من يكتب المحضر ويتابع القرارات، فهذا بالضبط ما تختصره منصة اجتماعات مثل إيوان لمجالس الجمعيات: الدعوة، والنصاب، والتصويت بأسماء المصوتين، والمحضر الذي يبقى مسودة حتى يعتمده المضيف، والتوقيع بوقته، وسجل القرارات حتى التنفيذ.

والثقة التي تبنيها الحوكمة مع المتبرعين تشبه الثقة التي يبنيها أي مجتمع مع قائده، وقد كتبت عن ذلك في بناء مجتمع رقمي يثق بك.

من أدوات أيمن · طرازصفحة الشفافية في موقع جمعيتكطراز قالب ووردبريس عربي للجمعيات فيه قسم جاهز للشفافية والإفصاح وأقسام التبرع والمشاريعشاهد طراز

الأسئلة الشائعة

ما هي لائحة حوكمة الجمعيات الخيرية؟

المرجع الرسمي هو قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية الصادرة عن مجلس إدارة المركز الوطني لتنمية القطاع غير الربحي والمنشورة في جريدة أم القرى، وتلتزم بها الجمعية مع نظام الجمعيات والمؤسسات الأهلية ولائحته التنفيذية ولائحتها الأساسية.

أين أجد حوكمة الجمعيات الخيرية pdf؟

في المكتبة المعرفية بموقع المركز الوطني تحت تصنيف «الإشراف والحوكمة» تجد الأدلة والتعاميم بصيغة PDF، ومنها الأدلة الاسترشادية للائحة الأساسية، ونص القواعد منشور في موقع جريدة أم القرى.

ما معايير حوكمة الجمعيات الخيرية؟

بحسب ما نشره المركز، يتضمن مؤشر الحوكمة معياري الامتثال والالتزام، والشفافية والإفصاح، وتفاصيل البنود وشواهدها في أدلة المركز وخدمة التقييم الذاتي، وقد أعلن المركز هذا العام استحداث معيار للتقييم الفني يُطبَّق تجريبياً على بعض الجمعيات.

كيف يُعالج تعارض المصالح في الجمعيات الخيرية؟

يفصح العضو عن التعارض قبل مناقشة البند، ويُثبت ذلك في المحضر، ولا يشارك في النقاش ولا التصويت، ولا تكون له مصلحة في أعمال الجمعية وعقودها إلا بموافقة الجمعية العمومية تُجدَّد سنوياً، كما تنص المادة الحادية والأربعون من القواعد.

متى ينتهي التقييم الذاتي للحوكمة لعام 2025؟

مدد المركز الخدمة للجمعيات الأهلية حتى 26 نوفمبر 2026، وللمؤسسات الأهلية والصناديق العائلية حتى التاريخ نفسه، فتحقق من حساب جمعيتك في الخدمة الإلكترونية ومن أي تعميم أحدث.

هل للحوكمة أثر على مكافآت أعضاء المجلس؟

نعم، فالمادة الثامنة والعشرون من القواعد تشترط لصرف مكافآت العضوية، مع شروط أخرى، ألا تقل نسبة الحوكمة في الجمعية عن 85%، وأن تبلغ إيراداتها خمسة ملايين ريال فأكثر سنوياً، وموافقة الجمعية العمومية.

مصادر الصور: Pexels عبر pexels.com (Pexels License)، Pexels عبر pexels.com (Pexels License)، Pexels عبر pexels.com (Pexels License).