برنامج جمعية خيرية مجاني لإدارة المستفيدين: ماذا تحتاج وكيف تختار؟

إذا كنت تبحث عن برنامج جمعية خيرية مجاني لإدارة المستفيدين، فالجواب المختصر: يوجد، ومنه نظام مكتبي مجاني بنيته بنفسي يجمع ملف الأسرة والمساعدات والكفالات والتقارير في مكان واحد، لكن المجاني لا يناسب كل جمعية، ولن ينفعك أي برنامج إن لم تعرف قبله ماذا تحتاج بالضبط.

في هذا المقال لن أعطيك قائمة أسماء تنزيل، بل طريقة تقرر بها: ما الذي تحتاجه الجمعية فعلاً في إدارة المستفيدين، ومقارنة منصفة بين Excel والبرامج السحابية المدفوعة والأنظمة المجانية، وما يقوله نظام حماية البيانات الشخصية السعودي عن ملفات الأسر، ثم خطوات الانتقال من Excel دون أن تضيع أسرة واحدة، وفي منتصفه أداة تقيس جاهزية جمعيتك في دقيقتين.

ماذا تحتاج الجمعية فعلاً من برنامج إدارة المستفيدين؟

أغلب الجمعيات الصغيرة تبدأ بجدول Excel، ثم يكبر الجدول، ثم يصبح ملف الأسرة موزعاً بين درج فيه صورة الهوية، وجدول فيه المساعدات، ومحادثة واتساب فيها التقرير الطبي، وموظف واحد يعرف أين كل شيء، فإذا غاب توقف العمل.

قبل أن تقارن برامج، اكتب احتياجك في خمسة محاور، فهي ما يفرق برنامج إدارة المستفيدين الحقيقي عن جدول مرتب.

1- ملف واحد لكل أسرة

الأسرة كلها في ملف واحد: رب الأسرة وأفرادها، والسكن، والدخل والمصروف، والمرفقات، وكل ما صُرف لها، ومعيار الجودة هنا أن يفتح أي موظف له صلاحية الملف فيفهم حال الأسرة دون أن يسأل أحداً.

والشرط الذي يغفل عنه كثيرون أن رقم الهوية لا يتكرر في البرنامج كله، لا في الأسرة وحدها، فالفرد المسجل مرافقاً في أسرة لا يُسجَّل رب أسرة في ملف آخر دون أن ينبهك البرنامج، وهذا وحده يمنع ازدواج الصرف دون علمكم.

2- الأهلية والدراسة

معايير استحقاق مكتوبة، ودراسة حالة بالدخل والمصروف ونسبة العجز، وطريقة معلنة لترتيب الأسر حين تقل الموارد، وإلا صار القرار بالذاكرة والانطباع، وهذا أصعب ما تدافع عنه الجمعية حين يُسأل: لماذا هذه الأسرة قبل تلك؟

3- المساعدات وكشوفات الصرف

كل مساعدة، عينية أو نقدية، للأسرة أو لأحد أفرادها، تُسجَّل بتاريخها وقيمتها ومن صرفها ومن موّلها، والكشف يمر بمراحل: إعداد ثم اعتماد ثم صرف، فلا يعدّه ويعتمده ويصرفه شخص واحد، ومعها الكفالات بتواريخ بدايتها ونهايتها.

4- التقارير

اختبار بسيط: لو طلب منك المجلس الآن عدد الأسر النشطة وما صُرف لها هذا العام، أو طلب متبرع تقريراً بما موّله، كم دقيقة تحتاج؟ إن كان الجواب ساعات من الفرز اليدوي، فالمشكلة في بنية البيانات لا في الموظف.

5- الخصوصية والصلاحيات

دخول لكل موظف باسمه، وصلاحيات بقدر عمله، فالباحث يدرس والمحاسب يصرف والمدير يعتمد، وسجل يحفظ من عدّل ماذا ومتى، ونسخة احتياطية تعرف أنها تعمل لأنك جربت استرجاعها، وهذا ليس ترفاً، فقواعد حوكمة الجمعيات تطلب سياسات مكتوبة للعلاقة مع المستفيدين تحافظ على سرية معلوماتهم، كما سيأتي.

Excel أم برنامج سحابي مدفوع أم برنامج جمعية خيرية مجاني؟

لا يوجد خيار أفضل مطلقاً، يوجد خيار أنسب لحجم جمعيتك وطريقة عملها، وهذه مقارنة منصفة بين الطرق الثلاث كما تعمل في الواقع.

المعيار	Excel	منصة سحابية مدفوعة	نظام مكتبي مجاني
التكلفة	ضمن Office غالباً	اشتراك أو ترخيص، وبعضها بخصم للجمعيات	مجاني
منع تكرار الهوية	يدوياً بالتنسيق الشرطي	غالباً نعم	بحسب البرنامج
سجل المساعدات لكل أسرة	جداول منفصلة يصعب ربطها	نعم	نعم في الأنظمة المتخصصة
الصلاحيات وسجل التعديلات	محدود جداً	نعم	بحسب البرنامج
العمل عن بعد وبوابة المستفيد	لا	غالباً نعم	غالباً لا
مكان البيانات	جهاز الموظف أو مجلد مشترك	خوادم المزود	أجهزة المقر
الأنسب لـ	بداية صغيرة جداً	جمعية كبيرة بفرق ميدانية	جمعية صغيرة أو وقف ناشئ بمكتب واحد

متى يكفيك Excel؟

حين تكون الأسر عشرات قليلة، ويعمل عليها موظف واحد، ولا يتعدد الصرف، وحتى هنا اجعل له قواعد: عمود رقم هوية لا يتكرر، وقوائم منسدلة لأنواع المساعدات بدل الكتابة الحرة، وورقة منفصلة للمساعدات مرتبطة برقم الملف، فهذا سيوفر عليك نصف عناء الانتقال لاحقاً.

متى تحتاج منصة سحابية مدفوعة؟

حين يعمل فريقك من أكثر من مكان، أو لديك مندوبون ميدانيون، أو تريد أن تطلب الأسرة الخدمة بنفسها من بوابة، أو تدير مع المستفيدين أوقافاً ومالية كاملة، وفي دليل خدمات ممكني القطاع غير الربحي في موقع المركز الوطني منتجات تُعرض للجمعيات مجاناً أو بخصومات، ومنها منصات لإدارة خدمات المستفيدين، والمركز ينص في الصفحة نفسها على أنها مقدمة من أطراف أخرى ولا يتحمل مسؤوليتها، فقارن بنفسك.

ومن الأمثلة منصة تكامل للجهات الوقفية، وهي المنصة التي أحيل إليها الجهات الكبيرة من صفحة النظام المجاني بخصم خاص، فاعلم ذلك وأنت تقرأ، وتذكر في صفحتها بوابة للمستفيد وتطبيقاً ميدانياً يوثق الصرف بالموقع والصورة والتوقيع، وتجربة كاملة 30 يوماً مجاناً، والسؤال الذي أنصحك به مع أي منصة سحابية: هل أستطيع تصدير بياناتي كاملة متى أردت؟ ومن يملكها إن توقفنا عن الدفع؟

متى يناسبك برنامج جمعية خيرية مجاني؟

حين تكون جمعيتك صغيرة أو ناشئة، ومكتبك واحداً، وتريد أن تبقى بيانات الأسر داخل المقر، ولا تملك ميزانية اشتراك سنوي، والخطأ الشائع هنا أن تأخذ أي برنامج مجاني من رابط مجهول، فالبرنامج الذي لا تعرف من صنعه ولا من يدعمه سيحمل أسرار أسرك، ثم يتوقف يوم تحتاج إصلاحه.

نظام إدارة المستفيدين المجاني: ما فيه وما ليس فيه

بنيت نظام إدارة المستفيدين وقفاً لله، ويُسلَّم مجاناً للأوقاف الصغيرة والجمعيات الخيرية الناشئة، ومعه دعم فني مدى الحياة، وهذا وصفه كما هو في صفحته دون تجميل.

ما فيه

• ملف لكل أسرة في 12 تبويباً: بيانات رب الأسرة، والأفراد، والدخل، والمصروف والعجز، والمساعدات، والكفالات، والتعليم، والصحة، والطلبات، والديون، والمرفقات، والملاحظات.
• رقم هوية لا يتكرر في البرنامج كله، رب أسرة كان صاحبه أو مرافقاً.
• مساعدات عينية ونقدية للأسرة أو للفرد، بالتاريخين الهجري والميلادي ورقم السند.
• كشوفات صرف بأربع حالات: مسودة، ثم معتمد، ثم مصروف، ثم مؤرشف، وتُرحَّل إلى سجل كل أسرة.
• كفالات بمددها وتنبيه انتهائها، وسجل للمتبرعين والكفلاء وما موّلوه.
• نقاط أولوية لكل أسرة من عوامل تضبطونها، كالعجز والأيتام والسكن.
• 19 تقريراً على ورق A4، وتصدير Excel منسق، وباني استعلامات.
• خمسة أدوار للمستخدمين، وسجل أحداث يحفظ كل تعديل بقيمته القديمة والجديدة وصاحبه ووقته.
• نقل أسركم من Excel دفعة واحدة، وما يحتاج قراراً يُكتب لكم في ملف مراجعة.

وهو مبني على Microsoft Access، فيعمل على ويندوز 10 أو 11 بنواة 64-bit مع Access 2016 فأحدث، أو مع وقت تشغيل Access المجاني من مايكروسوفت إن لم يكن Office مثبتاً، ولا يحتاج خادماً ولا إنترنت، ويعمل اليوم في جهة وقفية فيها 5,740 أسرة كما تذكر صفحته.

ما ليس فيه

لا يُفتح من خارج المقر ولا من الجوال، ولا بوابة للمستفيد ولا تطبيق ميداني، ولا يدير الأملاك الوقفية ولا الحسابات العامة، ويناسب جهازاً واحداً أو ثلاثة إلى أربعة أجهزة على شبكة المقر، فإن احتجت شيئاً من هذا فجمعيتك أكبر منه، وهذا ما أقوله لكل جهة تسألني.

كيف تحصل عليه؟

لا يوجد رابط تنزيل عام، والسبب أنه وقف يجب أن يبقى في مصرفه، فالتسليم بعد أربعة شروط: الإفصاح عن الجهة، وهدفها ومن تخدم، ومستنداتها الرسمية، وتعهد بعدم المتاجرة به، ثم تراسلني مباشرة، وتصلكم النسخة باسم جهتكم وشعارها ولونها، والتفاصيل في توثيق نظام إدارة المستفيدين.

من أدوات أيمن · نظام إدارة المستفيدينملف كل أسرة في مكانه، مجاناًنظام مجاني للجمعيات الناشئة يجمع ملف الأسرة والمساعدات والكفالات والتقارير داخل مقركماطلب نسخة جهتك

قِس جاهزية جمعيتك لإدارة المستفيدين قبل أن تختار برنامجاً

البرنامج ينقل ممارساتك كما هي، فإن كانت معايير الاستحقاق غير مكتوبة، أو الصرف بلا اعتماد، فسيحفظ البرنامج الفوضى بترتيب أجمل، لذلك أجب عن هذه الأسئلة بصدق عن واقع جمعيتك اليوم، لا عما تنوون فعله.

النسبة تعطيك صورة عامة، أما الأهم فالمحاور الخمسة والأولويات الثلاث، فإن كان محور «الخصوصية والأمان» أدنى من غيره فابدأ به قبل أي برنامج، وإن كان «ملف الأسرة» منخفضاً فتنظيف البيانات الحالية هو الخطوة الأولى لا شراء نظام، وإن تجاوزت 70% فأنتم جاهزون للانتقال وسيكون أسهل مما تتوقع.

بيانات الأسر والنظام السعودي: ما الذي يلزمك؟

ملف الأسرة في الجمعية من أكثر الملفات حساسية: هويات، ودخل، وديون، وتقارير طبية، ونظام حماية البيانات الشخصية الذي صدر في 1443/2/9هـ الموافق 16 سبتمبر 2021 يعامل بعض هذه البيانات معاملة خاصة.

هذه أبرز النقاط التي تخص إدارة المستفيدين، من نص النظام في هيئة الخبراء، وأنصحك بقراءتها هناك كاملة واستشارة مختص قبل أي قرار نظامي.

• البيانات الصحية بيانات حساسة: فالتعريف المعدل بالمرسوم الملكي م/148 وتاريخ 1444/9/5هـ يضع البيانات الصحية ضمن البيانات الحساسة، فقيّد من يطلع على تبويب الصحة في ملف الأسرة.
• الحد الأدنى: المادة الحادية عشرة تشترط أن يكون محتوى البيانات مقصوراً على الحد الأدنى اللازم لتحقيق الغرض من جمعها، فكل حقل في استمارتك لا يغير قراراً يستحق الحذف.
• الإتلاف: المادة الثامنة عشرة توجب إتلاف البيانات بعد انتهاء الغرض من جمعها، مع استثناءات لها ضوابطها، فاسأل نفسك: ماذا نفعل بملف أسرة أُغلق قبل سنوات؟
• الحماية: المادة التاسعة عشرة تلزم باتخاذ إجراءات تنظيمية وإدارية وتقنية للمحافظة على البيانات، والمادة العشرون توجب إشعار الجهة المختصة عند تسربها.
• تصوير الهويات: المادة الثامنة والعشرون تمنع تصوير الوثائق الرسمية التي تحدد الهوية أو نسخها إلا تنفيذاً لنظام أو بطلب جهة عامة مختصة، فراجع جهتك المشرفة قبل أن تجعل نسخة الهوية عادة في كل ملف.

وفي منصة حوكمة البيانات الوطنية مسار تسجيل في السجل الوطني لحماية البيانات الشخصية خاص بالجهات غير الربحية، وأداة تقييم ذاتي للالتزام، وخدمة إشعار تسرب البيانات، فابدأ بالتقييم الذاتي هناك.

وفي جانب الحوكمة، تطلب المادة التاسعة والثلاثون من قواعد حوكمة الجمعيات والمؤسسات الأهلية المنشورة في أم القرى أن يضع مجلس الإدارة سياسات مكتوبة للعلاقة مع المستفيدين، منها المحافظة على سرية المعلومات المتعلقة بهم، وسياسة لاستقبال الشكاوى ومعالجتها، فالبرنامج يطبق السياسة ولا يغني عن كتابتها، وإن كان موقع جمعيتك يجمع بيانات من زواره فاقرأ أيضاً كيف تكتب صفحة سياسة الخصوصية.

خطأ شائع: مجموعة واتساب للباحثين

ترسل الباحثة الاجتماعية أو الباحث صورة هوية وتقريراً طبياً في مجموعة العمل ليعتمدها المدير بسرعة، فتبقى نسخة على كل جوال في المجموعة، ومنها جوالات من تركوا العمل، والحل ليس منع السرعة، بل أن يكون الاعتماد داخل النظام نفسه بصلاحية المدير.

الانتقال من Excel إلى برنامج إدارة المستفيدين في سبع خطوات

الانتقال يفشل غالباً في البيانات لا في البرنامج، وهذه الخطوات بالترتيب الذي يقلل الخسارة.

1. اجمع كل النسخ: جداول كل موظف، والنسخ القديمة، وأي ملف على جهاز شخصي، واعتمد نسخة أصلية واحدة.
2. وحّد الأعمدة: عمود واحد لرقم الهوية، وواحد للجوال، وتاريخ بصيغة واحدة، وأسماء المدن والأحياء من قائمة ثابتة.
3. افرز التكرار برقم الهوية: كل رقم يظهر مرتين يحتاج قراراً بشرياً، أهو تكرار أم خطأ إدخال أم فرد انتقل من أسرة إلى أخرى.
4. افصل الأسرة عن أفرادها: صف لكل شخص مع رقم ملف أسرته، لا أسماء الأبناء في خلية واحدة مفصولة بفواصل.
5. افصل المساعدات: ورقة للمساعدات، كل صف مساعدة واحدة بتاريخها وقيمتها ونوعها ورقم ملف الأسرة.
6. انقل دفعة تجريبية: عشر أسر فقط، ثم افتح ملفاتها في البرنامج وقارن بالأصل سطراً سطراً.
7. شغّل النظامين أسبوعين: ثم أوقف الإدخال في Excel نهائياً واحفظ نسخته الأخيرة للأرشيف.

وفي نظام إدارة المستفيدين المجاني تُنقل الأسر من Excel دفعة واحدة كما ذكرت، وما يحتاج قراراً منكم، كرقم هوية مكرر، يُكتب في ملف مراجعة بدل أن يُتجاهل.

بعد الانتقال: كيف تعرف أنه نجح؟

بعد شهر من التشغيل، قِس ثلاثة أشياء: الوقت الذي يحتاجه تقرير المساعدات الشهري، وعدد التكرارات التي منعها البرنامج، وعدد المرات التي سُئل فيها موظف «أين ملف الأسرة الفلانية؟»، فإن لم تتحسن الثلاثة فراجع التدريب قبل أن تلوم البرنامج.

وتذكر أن ثقة المتبرعين تُبنى بما تستطيع إثباته لا بما تقوله، وقد كتبت عن ذلك في بناء مجتمع يثق بك، وعن قيمة المجتمع حول الجهة في المجتمعات الرقمية.

من أدوات أيمن · طرازموقع جمعيتك بصفحة شفافية جاهزةقالب ووردبريس عربي للجمعيات بأقسام للتبرع والشفافية والإفصاح، يعرض أثر عملكم لمن يدعمكمشاهد طراز

الأسئلة الشائعة

هل يوجد برنامج جمعية خيرية مجاني فعلاً؟

نعم، ومنه نظام إدارة المستفيدين الذي أقدمه وقفاً للأوقاف الصغيرة والجمعيات الناشئة، مع دعم فني مدى الحياة، ويُسلَّم بعد التعرف على الجهة ومستنداتها، لا برابط تنزيل عام.

أين أجد تحميل برنامج إدارة الجمعيات الخيرية؟

احذر روابط التحميل المجهولة، فالبرنامج سيحمل بيانات أسر حساسة، واختر برنامجاً تعرف صانعه وطريقة دعمه وطريقة تصدير بياناتك منه، وإن كانت جمعيتك صغيرة فاطلب نسخة النظام المجاني من صفحته بعد استيفاء شروط التسليم.

هل يوجد برنامج إدارة الجمعيات الخيرية مفتوح المصدر؟

توجد أنظمة مفتوحة المصدر عامة تُكيَّف للجمعيات، لكنها تحتاج غالباً مطوراً يضبطها ويدعمها بالعربية واتجاه الكتابة من اليمين، فاحسب تكلفة الإعداد والدعم لا تكلفة الترخيص وحدها.

هل يغني برنامج إدارة المستفيدين عن برنامج حسابات الجمعية؟

لا، فبرنامج المستفيدين يدير الأسر وصرفها ودراستها، أما الحسابات العامة والقوائم المالية فلها برنامج محاسبي مستقل، والنظام المجاني الذي أقدمه لا يدير الحسابات العامة ولا الأملاك الوقفية.

هل سجل المستفيدين في المركز الوطني هو نفسه نظام المستفيدين؟

لا، فما يسأل عنه كثيرون في المركز الوطني هو معلومات المستفيد الحقيقي من الجمعيات والمؤسسات الأهلية، وهو إفصاح عن الجهة نفسها لا سجل للأسر التي تخدمونها.

هل يعمل النظام المجاني على أكثر من جهاز؟

نعم، على جهاز واحد أو ثلاثة إلى أربعة أجهزة على شبكة المقر الداخلية، بتقسيم الملف إلى بيانات مشتركة وواجهة على كل جهاز، لكنه لا يعمل من خارج المقر ولا من الجوال.

مصادر الصور: Pexels عبر pexels.com (Pexels License)، Pexels عبر pexels.com (Pexels License)، Pexels عبر pexels.com (Pexels License).