دليل تشغيل البرنامج

ما يلزم في الجهاز

Access Runtime كافٍ لمن يستعمل البرنامج ولا يعدّل تصميمه، وهو مجاني من موقع مايكروسوفت. ابحثوا عن Microsoft Access Runtime 64-bit.

التشغيل أول مرة

المجلد يُنقل أولاً ثم يُهيَّأ، لا العكس، فالتهيئة تسجّل المجلد بمكانه الحالي.

1. انسخوا المجلد كاملاً إلى مكانه النهائي على الجهاز.
2. شغّلوا «ابدأ من هنا» بنقرةٍ مزدوجة، وأبقوا ملف setup.ps1 بجانبه. يسجّل المجلد موقعاً موثوقاً في Access، فبدونه يعطّل Access البرمجة فلا يعمل زرٌّ واحد، ويثبّت الخطوط العربية لحساب المستخدم دون صلاحية مدير.
3. إن ظهرت العربية مربعات، أعيدوا تشغيل الجهاز مرةً واحدة.
4. افتحوا ملف البرنامج، فاسم المستخدم وكلمة المرور مملوءان في شاشة الدخول.
5. غيّروا كلمة المرور فوراً من شاشة «المستخدمون».

اختيار دولتكم

من شاشة «إعدادات دولية» تختارون دولتكم مرةً واحدة، فيضبط البرنامج نفسه عليها ويسري ذلك على كل شاشةٍ وتقرير.

• قالب الدولة: ثماني دولٍ جاهزة، السعودية ومصر والأردن والإمارات والكويت والمغرب والسودان واليمن، ودولةٌ تاسعة تُضاف صفّاً في جدول.
• العملة والتقويم والأرقام: العملة ورمزها وخاناتها العشرية، والتقويم ميلادياً أو هجرياً، والأرقام لاتينية أو عربية، وأسماء الشهور مشرقية أو مغاربية.
• أنواع الهوية: لكل نوعٍ طوله ونمطه ومثاله، فالملف الواحد يقبل المواطن والمقيم واللاجئ.
• التقسيم الإداري: «المدينة» تصير «المحافظة» أو «الولاية» أو «العمالة» في الحقول والفلاتر والتقارير دفعةً واحدة.

القالب نقطة بداية والحقول تبقى ملككم: عدّلوا ما لا يناسب سياستكم، واستعيدوا قالب الدولة متى شئتم.

أين يُحفظ المجلد

• مستخدمٌ واحد: مجلدٌ محلي على الجهاز.
• عدة مستخدمين: مجلدٌ مشترك على شبكة المقر، ولكل جهازٍ نسخة من الواجهة.
• لا مجلدات مزامنة: لا تضعوا الملف في OneDrive ولا Dropbox ولا Google Drive، فالمزامنة تنسخ الملف وهو مفتوح فتُفسده.
• مجلدٌ قابل للكتابة: لا في Program Files، فالبرنامج يكتب في مجلده الصور ومجلد التصدير.

المستخدمون والصلاحيات

لكل موظفٍ حسابٌ بدورٍ من خمسة: مدير النظام، والباحث الاجتماعي، والمحاسب، ومدخل البيانات، والمطّلع. لكلمة المرور طولٌ أدنى ومدة صلاحية، والحساب يُقفل بعد محاولاتٍ فاشلة متتالية، وكل دخولٍ يُسجَّل في سجل الأحداث.

النسخ الاحتياطي

أغلقوا البرنامج، ثم انسخوا ملفه بتاريخ اليوم في اسمه، أو استعملوا شاشة «النسخة الاحتياطية» داخله. الملف الواحد يحمل البيانات والشاشات والتقارير معاً. اجعلوها عادةً أسبوعية على الأقل، وقبل أي إدخالٍ كبير.

الضغط والإصلاح

كل بضعة أشهر، أو إذا كبر الملف أو بطؤ: افتحوا Access ثم ملف ثم معلومات ثم ضغط وإصلاح قاعدة البيانات. يصغّر الملف ويعالج أي تلفٍ بسيط.

عدة مستخدمين

الملف الواحد يحتمل ثلاثة أو أربعة مستخدمين على الشبكة المحلية، والطريقة الصحيحة تقسيمه إلى جزأين: جزء البيانات على مجلدٍ مشترك في الشبكة، وجزء الواجهة نسخةٌ على كل جهاز مرتبطة بالبيانات. بهذا لا يتنازع جهازان على ملفٍّ واحد. اطلبوا هذا التقسيم عند التسليم.

إذا ظهرت مشكلة